home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software Vault: The Gold Collection / Software Vault - The Gold Collection (American Databankers) (1993).ISO / cdr02 / ssp930.zip / CHAP4.TXT < prev    next >
Text File  |  1993-07-02  |  10KB  |  197 lines
  1.        
  2.        ---------------------------------------------------------------
  3.        
  4.                 INSTALLING AND USING THE MAILING LIST DATABASE
  5.        
  6.        ---------------------------------------------------------------
  7.        
  8.        Please read this ENTIRE file prior to using the database 
  9.        mailing list.
  10.  
  11.        The database file supplied with this package (DATA.EXE) is 
  12.        updated FREQUENTLY by the author. Register to receive the LATEST 
  13.        disk prior to beginning your mailing campaign. Addresses and 
  14.        phone numbers change rapidly! You can thus avoid a large number 
  15.        of returned envelopes and out of date information!  
  16.  
  17.        The mailing list data is stored in a compressed, self-extracting 
  18.        file produced by the software program LHA written by Haruyasu 
  19.        Yoshizaki. 
  20.  
  21.        The file contained on this disk, DATA.EXE, will unpack to 
  22.        produce a dBase III format file for importing into your database 
  23.        package or use with a mailing label program. 
  24.        
  25.        For those wishing the mailing list information in other formats 
  26.        such as ASCII, Paradox, Lotus or other format, refer to the 
  27.        information on alternate file formats at the end of this 
  28.        chapter.
  29.  
  30.        Unpacking directions to produce the dBase III data file follow: 
  31.  
  32.        Copy the file DATA.EXE to a disk drive and execute the following 
  33.        command: 
  34.                         DATA     <then press return>  
  35.                This produces dBase III format file: DATA.DBF
  36.  
  37.        You should have a database product to use the dBase III format 
  38.        file which can be loaded into products such as dBase, PC-File, 
  39.        Wampum, Rbase, Reflex and other popular database packages which 
  40.        import a dBase III file. If you do not use or understand 
  41.        database software, I can make available small, simple packages 
  42.        which allow you to use the data with Wordperfect (tm), or popup 
  43.        the data for editing and printing. See the catalog of shareware 
  44.        software elsewhere in this product - "catalog of products for 
  45.        marketing."
  46.  
  47.        The file has "live data" already inserted and ready for you to 
  48.        import into your database. The data consists of lists of 
  49.        individuals, businesses and groups who use computers and buy 
  50.        software.
  51.        
  52.        ----------------------------------------------------------------
  53.        
  54.                         DESIGN AND LAYOUT OF DATA LIST
  55.        
  56.        ----------------------------------------------------------------
  57.          
  58.        Next follows the layout template of the database file containing 
  59.        field order, field widths, field names and types. This may change 
  60.        with future editions of this package. 
  61.                                         
  62.        Field name    Type         Field length                        
  63.        ------------  -----------  -----------                   
  64.        LASTNAME      Text          25                           
  65.        FIRSTNAME     Text          19                           
  66.        COMPANY       Text          41                           
  67.        ADDRESS1      Text          38                           
  68.        ADDRESS2      Text          23                           
  69.        CITY          Text          30                           
  70.        STATE         Text          25                           
  71.        ZIP           Text          10                           
  72.        USA           Text          10              
  73.        
  74.        Most of the field names are obvious. The "USA" field refers to 
  75.        the possibility of foreign addresses in the data list. For USA 
  76.        addresses the field will display "Y" (meaning yes, USA address 
  77.        for a specific record). For foreign addresses the field will 
  78.        display "N" (meaning NO, the specific record is not a USA 
  79.        address). This should assist those wishing to exclude foreign 
  80.        addresses for postal purposes. 
  81.  
  82.        --------------------------------------------------------------
  83.        
  84.                      ABOUT UNDELIVERABLE ADDRESS REFUNDS 
  85.  
  86.        ---------------------------------------------------------------
  87.        
  88.        I frequently remove and update undeliverable addresses from the 
  89.        mailing list database. One way I do this ON A RANDOM SPOT CHECK 
  90.        BASIS is to reimburse product users for mail which is returned 
  91.        as undeliverable. This helps keep the database addresses correct 
  92.        and reimburses registered users for wasted postage. 
  93.  
  94.        Here is how it works. When I receive your registration form, 
  95.        registration fee and the special claim form which is attached to 
  96.        the main registration form (see file ORDER.FRM), I will make a 
  97.        decision ON A RANDOM SPOT CHECK BASIS whether to validate your 
  98.        claim form and return it to you (you remain a registered user, 
  99.        of course.) In other words, Seattle Scientific Photography, and 
  100.        the author of this software, MAY OR MAY NOT, AT OUR EXCLUSIVE 
  101.        OPTION validate the claim form and return it to you. 
  102.  
  103.        The reason why I do not validate every claim form is that I need 
  104.        only SPOT CHECKS of mailing list accuracy, NOT mailing address 
  105.        corrections from EVERY user of the mailing list database. 
  106.  
  107.        TERMS: 
  108.  
  109.        If you mail Seattle Scientific Photography the ORIGINAL envelope 
  110.        face(s) with attached mailing label and US postal "address 
  111.        undeliverable" stamp for any undeliverable envelopes returned to 
  112.        you whose original destination address was derived from this 
  113.        package, I will pay to you 29 cents per undeliverable item. I 
  114.        only do this with a few registered users on a random spot check 
  115.        basis. This offer is valid for only 90 days from validation date 
  116.        I will stamp on the claim form. 
  117.        
  118.        The claim form must accompany request for reimbursement. The 
  119.        original claim form must be returned with undeliverable proofs 
  120.        (faces of envelopes or disk mailers.) Limited only to 
  121.        paid/registered users. The form must have OFFICIAL VALIDATION 
  122.        and date and be returned with your claim for reimbursement. 
  123.        Limit of one claim per user per year. 
  124.        
  125.        --------------------------------------------------------------
  126.        
  127.                 TEST MAILING THE LIST - FREE REGISTRATION OFFER
  128.  
  129.        ---------------------------------------------------------------
  130.        
  131.        I am always interested in maintaining an accurate address list 
  132.        and purging the undeliverable addresses. If you might want to 
  133.        test mail the entire list in exchange for a free registered 
  134.        edition of this package (including bonus disk which you will 
  135.        also be required to test mail for your free registration) we may 
  136.        be able to help each other out. 
  137.        
  138.        Note that I will maintain current decoy addresses in the list 
  139.        and you may not merge the list with other lists. In exchange for 
  140.        the test mailing you are a registered user, but may not resell, 
  141.        rent or merge the list, of course. Drop me a note on your 
  142.        company letterhead. No phone calls, please. Note also that I 
  143.        only need one or two test mailings of the list per month, so 
  144.        obviously I cannot provide this offer to everyone who contacts
  145.        me. If I respond to your letter within two weeks we may be able 
  146.        to do business. If I do not respond it means that I probably do 
  147.        not need additional test mailings that month. Of course you can 
  148.        still consider submitting a normal registration fee if you still 
  149.        wish to use the list. 
  150.  
  151.        --------------------------------------------------------------
  152.        
  153.                             SWAPPING MAILING LISTS
  154.  
  155.        ---------------------------------------------------------------
  156.        
  157.        I am also interested in swapping mailing lists if your data is 
  158.        current and reasonably clean. Obviously in this case I purge all 
  159.        decoy addresses from my list and you are expected to do the 
  160.        same. We then each have the right to merge and resell the 
  161.        combined lists. Drop me a note on your company letterhead. If I 
  162.        respond to your letter within two weeks we may be able to do 
  163.        business. If I do not respond it means that I probably do not 
  164.        need additional addresses that month. Your addresses should be 
  165.        computer software users similar to those in my current list. Do 
  166.        not call by telephone regarding this offer - company letterhead 
  167.        preferred. 
  168.  
  169.        ---------------------------------------------------------------
  170.  
  171.                    CUSTOM SERVICES - ALTERNATE FILE FORMATS
  172.  
  173.        ---------------------------------------------------------------
  174.  
  175.        Most folks who use a database should be able to convert the 
  176.        dBase file to other formats, export the file, search for certain 
  177.        record types, print into paper labels ready to use, etc. However 
  178.        some folks need a little extra service and would like the main 
  179.        mailing list file in a different format. Prices for these 
  180.        conversion services follow. Shipping included. Washington 
  181.        residents add 8.2% sales tax. Prices assume 5 1/4 diskettes. 
  182.        Other size diskettes available. You MUST first be a registered 
  183.        user or subscriber to the main program and have paid a 
  184.        registration fee to be eligible for these file conversion 
  185.        services. Also consider some of the simple database products 
  186.        listed in the catalog of products section of this package if you 
  187.        want to use the mailing list and would like to try software 
  188.        products which will let you import a dBase file, sort, search 
  189.        and print mailing labels from the mailing list file in the 
  190.        current dBase III format. 
  191.        
  192.        Price list for conversion services follows:
  193.        
  194.        Basic file conversion: change dBase mailing list format to ASCII 
  195.        file or other format such as Paradox, Lotus, Reflex, etc. $20 
  196.  
  197.